アノテーションから担当者名を読み取り、担当者名のフォルダを自動作成し、文書移動する方法

DocuWorks文書に付与された担当者名（アノテーション）を読み取り、取得した文字をフォルダ名としたフォルダを自動作成し、ファイルを移動します。

ただし、付与するアノテーションは、読み取りの便宜上、「担当：〇〇」とします。

また、該当のアノテーションがないファイルは、エラーのフォルダに移動されます。

C:\Homeの下に、以下のような構成でフォルダを作り、準備します。

ここからは、eDocArrangementが初期状態からの設定を説明しますが、以下のリンクから完成した設定をダウンロードしていただくこともできます。ダウンロードは、リンク名を右クリックし、「名前をつけてリンクを保存」を選択することで実行できます。

グローバルデータとログの設定

1. eDocArrangementを立ち上げ、ツールメニュー＞グローバルデータの設定にて、「名前」欄を「TopFolder」、「文字列」欄を「C:\Home\Demo\アノテーション貼り付け」とし、追加します。

2. また、設定画面にて、ログの設定をします。

3. 詳しい設定方法は、 設定例（共通）グローバルデータとログの設定 を参照して下さい。

文書振り分け設定

1. 設定一覧の下の「新規」をクリックします。「設定1」を右クリックし、設定名を変更します（ここでは「文書振り分け」とします）

   

2. 基本設定タブの「フォルダ自動監視を行う」をチェックします。

3. 「監視設定」タブにて、監視フォルダ名欄で右クリック　→　グローバルデータ書式　→　グローバルデータ取得（TopFolder）を選び、その後に、\10_受付　と入力します。

4. 右側の「追加」ボタンを押すと、「監視フォルダ一覧」に追加されます。

   

アノテーション読み取り設定

1. 右上の「処理名」より、「アノテーション読み取り」を選択し「処理追加」をクリックして設定一覧に追加します。

   

2. 「対象」は「テキスト」を選びます。

3. 正規表現欄には、「/担当：([^\r\n]+)/」と入力します。「担当：」の後の文字を取得します。「[^\r\n]」は改行コード(\r\n)以外の文字を表します。「+」は一文字以上の文字を表します。

   こうしておくことで、アノテーションの末尾に改行があった場合や、同じアノテーションが2つ以上見つかった場合でも、改行以外の文字が取得できます。

   

文書移動設定

1. 右上の「処理名」より、「文書移動」を選択し 「処理追加」を押して、設定一覧に追加します。（文書移動１）

2. 以下、『監視フォルダに入ってきた文書から読み取られたアノテーションを名前としたフォルダを作り、その中にファイルを格納する』という設定を作ります。

3. 「移動先フォルダ」欄で右クリックしグローバルデータを取得した後、移動先フォルダ名（\20_処理済み \）を入力します。

4. その後の部分でまた右クリックし、「読み取りデータ書式」＞「アノテーション読み取り1」＞「検出データ」　を選択します。

   
{%GET_GLOBAL_DATA(TopFolder)}\20_処理済\{%P_DATA(アノテーション読み取り1.1)}

5. 「文書移動の条件を指定する」をチェックし、「条件」欄に「{%P_EXISTS(アノテーション読み取り1.1)}」と入力します。

   

エラーの設定

1. 右上の「処理名」より、「文書移動」を選択し 「処理追加」を押して、設定一覧に追加します。（文書移動2）

2. 例えば、アノテーションを貼り忘れたxdw文書が監視フォルダに入ってきた場合を想定し、そのようなファイルがエラーフォルダに移動されるよう、「移動先フォルダ」に「{%GET_GLOBAL_DATA(TopFolder)}\15_エラー」と入力します。

   

グローバルデータの内容は以下の通りです。トップフォルダを変更する場合は、以下の定義を変更してください。グローバルデータは、メニューのツールのグローバルデータの設定から変更できます。

名前	値
TopFolder	C:\Home\Demo\アノテーション貼り付け