請求業務の簡略化

eDocArrangementとDocuWorksを使って、AS400から出力される連続帳票をA4用紙にリプレースし、請求業務の簡略化に成功した会社の事例を紹介します。

あるユーザ様では、毎月2回、400社以上の顧客に対して請求書の発行を行っています。販売管理のシステムはAS400で作られており、請求書は連続帳票にて出力されます。

帳票出力後、紙送り用のスプロケットホールをミシン目で切り離し、さらに一枚毎に切り離します。 その後、請求書に社印を押し、折りたたみ封筒に入れます。控えは顧客別に整理し、ファイリングをを行っています。

このように、請求書の出力から封入までの作業をすべて手作業で行っており、特に顧客別にファイリングする作業はかなりの時間を要し、担当者は残業をせざる得ない状況でした。

システムの改善を行うにしても販売管理システムの帳票出力プログラムを大きく変更することになり、費用面の問題で、なかなか改善することができませんでした。

eDocArrangementとDocuWorksを使用すれば、システムを大きく変更することなしに、レーザプリンタへのリプレースが可能です。また、社印のスタンプは電子文書で行うことができるので、出力後は封入作業のみになります。

さらに、電子文書は月別、顧客別のフォルダに整理、保存され、再発行や問い合わせ対応も容易になります。

導入後の手順は、DocuWorksプリンタに印刷を行い、自動処理によって押印された印刷用のDocuWorks文書をレーザプリンタに印刷し、出力されたA4サイズの請求書を封筒に詰めるだけの作業になりました。

正規表現による顧客コードの取得

端末エミュレータからダイレクトにDocuWorksプリンタに出力を行うと、帳票内の文字をデジタルデータで取得することができます。

eDocArrangementでは、正規表現で文字の取得を行うことができます。今回の仕組みにあわせて、帳票内に、以下の識別コードを追加していただきました。

それぞれ、帳票種別コード、請求年月、顧客コードが固有のタグで囲われて出力されます。

設定では、下図の様に正規表現で、識別コードの中を検出します。検出された文字はメモリに記憶され以降の処理でマクロにより使用することができます。

社印の貼り付けは、ビットマップ画像をDocuWorks文書に貼り付けることで実現しました。

社印のみを画像にすると下の文字が透けないなどの問題が出てくるので、実際のスタンプをスキャナで取り込み、解像度(300dpi)及び、大きさの調整と減色(16色)を行いビットマップ画像としました。特に減色は貼り付け後の文書のファイルサイズに影響しますので、重要なポイントになります。

設定では、下図の様にマクロを記述して処理を行います。

画面では帳票種別コードを判断し、文字を貼り付けるなどの処理も行っていますが、画像の貼り付けは以下のマクロを記述するだけで処理が行われます。

ビットマップ貼り付けマクロに、ページ番号と画像のパス、X,Y座標を指定しています。

また、アノテーションインポート機能を使えば、あらかじめ、白紙のDocuWorks文書にアノテーションを配置した文書を用意し、読み込むことで自動で貼り付けのマクロを生成することもできます。

社印を貼り付けたあとの処理は、印刷用の文書コピーと、フォルダへの保存です。

文書コピー、移動の設定では、移動先フォルダや、ファイル名にマクロを記述することができます。 実行時に、マクロが文字列に展開され処理されます。

例えば、ファイル名に以下の設定をしています。

この場合、{%P_DATA(OCR読み取り1.3)}が、顧客コード、{%P_DATA(OCR読み取り1.2)}が請求年月に置換されます。

結果、「請求書_5101_200604.xdw」のようにファイル名に顧客コードと年月を付けることになります。