多くの企業では、商品の受発注業務が必ず存在します。毎日発生するこの業務を皆さんはどうやって処理していますか？
多額の費用を投じて、受発注システムを構築している企業もあると思いますが、中小、零細企業では、しっかりとしたシステムはなく、ExcelやWord、又は手書きの文書などを使っているところが多いのではないでしょうか？
発注業務における発注番号、受注業務における受付番号などは、納品や入金などを確認するために無くてはならない管理項目です。
また、注文書や、納品書、請求書など、取引に関する書類は、日々溜まっていき管理も大変です。
そういった書類は、全て電子文書化してパソコンで管理すれば業務を大幅に効率化できます。
eDocStamperとDocuWorksを使えば、大げさなシステムが無くても、十分に効率化できます。
まずは、DocuWorksで電子文書化。FAXや、スキャンした紙を、DocuWorks文書にします。
そこで。
スキャンなどで、DocuWorks文書化した後、みなさんはどうしていますか？
ファイル名に日付を入力したり、フォルダを作成して、手動で振り分けなどしていませんか？
1つや2つの文書に名前を付けるのは簡単ですが、数十、数百とあったら・・・。
eDocStamperを使えば、ファイル名付与、フォルダ振り分けまでも、数回のクリックで終わりです。
日付毎のフォルダや、注文番号のファイル名で文書を保管できるので、あとから特定の文書を探すのも簡単です。
◆使用イメージ
発注業務を例にeDocStamperの簡単な説明をします。
注文書をExcelなどで作成し、DocuWorks文書にします。この時、注文番号はExcelで入力せず、空欄にしておきます。
eDocStamperのプラグインで、注文番号の貼り付けを行います。
下図のように、注文Noと、決済印がスタンプされます。同時に、ファイル名が注文Noと同じ名前にリネームされ、FAX送信用フォルダに移動されます。
この例では、注文番号は、「C年月 - 連番」のようになっています。連番はLANを使って、複数のPCで重ならないように、採番することが可能です。
